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Gestion du temps

AceProject permet aux utilisateurs de remplir des feuilles de temps pour effectuer la saisie de leurs heures de travail. Selon leurs droits d'accès, les utilisateurs peuvent remplir des feuilles de temps de façon manuelle (à l'aide de feuilles de temps traditionnelles) ou de façon automatique (à l'aide du module Horodateur). De plus, les utilisateurs peuvent soumettre leurs feuilles de temps à un chargé de projet pour approbation. Toutes les heures de travail peuvent être consultées dans les rapports de temps. Ceux-ci peuvent être exportés vers Excel pour des fins de comptabilité ou de paie.

Cette page a pour but de fournir tous les détails à propos de la gestion du temps à l'intérieur de AceProject.

Habituellement, la gestion du temps suit le processus suivant :

Remplir des feuilles de temps

- Manuellement - À l'aide de feuilles de temps traditionnelles

- Automatiquement - À l'aide du module horodateur

Soumettre des feuilles de temps pour approbation

Approuver des feuilles de temps

Produire des rapports de temps

Dépannage

AVANT D'ALLER PLUS LOIN - Configurez le paramètres "Gestion des feuilles de temps" selon vos besoins

Il est fortement suggéré qu'un administrateur de votre compte configure le paramètre "Gestion des feuilles de temps" selon vos besoins, avant que quiconque remplisse des feuilles de temps, puisque ce paramètres= ne peut être modifié lorsqu'il existe des feuilles de temps. Ce paramètre sert à définir une semaine de travail type, en d'autres mots, les jours où elle débute et se termine. Cela évite les conflits entre la gestion de temps dans AceProject et vos procédures internes à ce niveau. Le paramètre "Gestion des feuilles de temps" peut être configuré sous "Admin -> Info sur le compte -> Édition du compte -> Préférences".

Les options disponibles sont :

Dimanche au samedi
Lundi au dimanche
Samedi au vendredi

Remplir des feuilles de temps

On peut octroyer aux utilisateurs la permission de remplir des feuilles de temps de façon manuelle, automatique, ou combinée.

Manuellement - À l'aide de feuilles de temps traditionnelles

La saisie de temps manuelle à l'aide d'une feuille de temps traditionnelle est la méthode la plus couramment utilisée. En fait, un utilisateur créé une semaine (c'est-à-dire une feuille de temps) et saisit son temps en créant des items de travail. Une feuille de temps peut contenir un nombre illimité d'items de travail, dans le but de satisfaire les besoins de toute entreprise. Certains préfèrent créer un item de travail pour chaque tâche effectuée à chaque jour ou à chaque semaine alors que d'autres préfèrent créer un item de travail par jour pour tout le travail effectué durant cette période.

Seuls les utilisateurs qui possèdent les droits d'accès appropriés peuvent remplir des feuilles de temps de façon manuelle.

Voici la procédure pour ce faire :

Éditer vos
feuilles de temps

Ajouter une
nouvelle semaine

Allez sous "Mon bureau -> Tâches -> Mes feuilles de temps".
Si vous souhaitez saisir du temps pour une semaine existante, cliquez sur son "Statut global d'approbation" pour ouvrir cette dernière (allez ensuite à l'étape 4). Sinon, cliquez sur "Ajouter une nouvelle semaine" pour créer une semaine.
La page "Ajouter une nouvelle semaine" vous permet de créer une semaine vierge ou de copier une semaine existante. Cliquez sur "Enregistrer" lorsque vous avez terminé.
Sélectionnez un projet à partir de la liste déroulante "Ajouter des heures...".
Pour associer vos heures à une tâche spécifique, sélectionnez une tâche à partir de la liste déroulante "Tâche". Sinon, laissez la liste déroulante en blanc pour associer vos heures au projet lui-même.
Au besoin, sélectionnez un autre "Type d'heures". Pour votre information, les Types d'heures servent à définir la nature des heures de travail (par exemple : "Régulier", "Formation", "Surtemps" ou "Maladie").
Entrez vos heures pour chaque jour de la semaine. Vous pouvez également entrer des commentaires pour décrire le travail effectué ou fournir toute autre information pertinente.
Cliquez sur le bouton "Enregistrer" lorsque vous avez terminé.
Répétez les étapes 4 à 9 pour ajouter de nouveaux items de travail. Une semaine peut contenir des items de travail associés à plusieurs projets.
Une fois remplie, une feuille de temps peut être soumise pour approbation. Pour ce faire, sélectionnez un approbateur à partir de la liste déroulante sous "Demander l'approbation pour les items cochés", tapez un message personnalisé au besoin puis cliquez sur "Envoyer la demande d'approbation".

Automatiquement - À l'aide de l'horodateur

L'horodateur constitue une méthode alternative de saisie de temps à l'intérieur de AceProject. Ce mode de saisie permet d'économiser du temps puisqu'il remplit les feuilles de temps de l'utilisateur automatiquement.

Seuls les utilisateurs qui possèdent les droits d'accès appropriés peuvent utiliser l'horodateur.

Voici la procédure pour ce faire :

Démarrer
l'horodateur

Arrêter votre
horodateur actif

Allez sous "Mon bureau -> Temps -> Mon horodateur" (procédure alternative : ouvrez une tâche à partir d'une liste de tâches en cliquant sur son résumé puis cliquez sur le lien "Démarrer l'horodateur" dans le coin supérieur droit de la page "Édition d'une tâche").
Sélectionnez le projet et la tâche sur lesquels vous travaillez ainsi qu'un type d'heures puis entrez des commentaires, au besoin. Cliquez sur le bouton "Démarrer".
Lorsque vous avez terminé, retournez sous "Mon bureau -> Temps -> Mon horodateur" (procédure alternative : allez sous "Mon bureau -> Mes tâches" puis cliquez sur "Arrêter l'horodateur" dans la barre latérale à droite).
Appliquez les changements nécessaires puis cliquez sur le bouton "Fermer" lorsque vous avez terminé. Les heures écoulées ont été enregistrées sur votre feuille de temps.

Soumettre des feuilles de temps pour approbation

Une fois remplie, une feuille de temps peut être soumise à un chargé de projet pour approbation.

Voici la procédure pour ce faire :

Demande
d'approbation

À partir de la zone "Demander l'approbation pour les items cochés", sélectionnez un approbateur à partir de la liste déroulante correspondante.
- Pour votre information, les utilisateurs suivants sont autorisés à approuver des feuilles de temps : Les administrateurs ainsi que les utilisateurs normaux qui possèdent les droits d'accès "Chargé de projet" ou "Approbation du temps" à l'intérieur de projets qui ont inclus dans dans la semaine que vous soumettez pour approbation.
Tapez un message personnalisé dans la boîte de texte correspondante, au besoin.
Cliquez sur "Envoyer la demande d'approbation" pour envoyer votre feuille de temps à l'approbateur sélectionné pour approbation.

Approuver des feuilles de temps

Les feuilles de temps soumises pour approbation peuvent être consultées au niveau du projet ou sous l'onglet "Portefeuille", sous "Approbation du temps". Seuls les utilisateurs qui possèdent le droit d'accès "Approbation du temps" peuvent consulter ces feuilles de temps. Deux vues sont disponibles dans la section "Approbation du temps" : Hebdomadaire et par item.

Voici la procédure pour approuver une feuille de temps :

Approbation
du temps

Allez sous "Approbation du temps" sous l'onglet du projet ou "Portefeuille", selon vos droits d'accès et vos besoins. Si vous avez accès au portefeuille, vous pouvez approuver les feuilles de temps pour tous les projets à la fois ou tous vos projets assignés, le cas échéant, sous l'onglet "Portefeuille".
Sous la vue hebdomadaire, une semaine entière peut être approuvée, en une seule étape. Si vous souhaitez approuver des items de travail individuellement, vous n'avez qu'à cliquer sur le "Statut global d'approbation" de la semaine ou basculer vers la vue par item.
Cochez les semaines ou items de travail à approuver ou rejeter.
Sélectionner un statut de temps à partir de la liste déroulante "Modifier le statut des items sélectionnés".
Tapez des commentaires dans la boîte de texte, au besoin.
Laissez la case "Notifier" cochée si vous souhaitez notifier l'utilisateur par courriel à propos de l'approbation.
Cliquez sur le bouton "Appliquer" pour procéder.

Lorsqu'une feuille de temps est approuvée, elle ne peut être éditée par l'utilisateur par la suite.

Produire des rapports de temps

Les rapports de temps permettent aux utilisateurs d'effectuer le suivi des heures de travail. Selon leurs droits d'accès, les utilisateurs peuvent générer des rapports de temps sous trois perspectives : Un utilisateur peut générer un rapport de temps personnel dans la section "Mon bureau", un utilisateur qui possède le droit d'accès "Approbation du temps" peut générer un rapport de temps au niveau du projet et finalement, un utilisateur ayant accès au Portefeuille peut générer un rapport de temps pour tous les projets (ou tous ses projets assignés, le cas échéant) dans la section "Portefeuille". Les rapports de temps peuvent être exportés en format Excel ou CSV.

La production d'un rapport de temps est relativement simple. Vous pouvez appliquer des filtres ainsi qu'une plage de dates selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton "Générer". Si vous souhaitez plutôt exporter le rapport, cliquez sur le bouton "Exporter".

Sous "Mon bureau", les rapports de temps peuvent être générés sous "Temps -> Mon rapport de temps".
Au niveau du projet, les rapports de temps peuvent être générés sous "Rapport de temps".
Au niveau "Portefeuille", les rapports de temps peuvent être générés sous "Portefeuille -> Temps -> Rapport de temps".

Dépannage

Quel est l'impact des feuilles de temps rejetées sur les statistiques ?

Les heures rejetées ne sont pas comptabilisées dans le calcul des heures cumulées.

Puis-je modifier les feuilles de temps d'un autre utilisateur ?

Les feuilles de temps ne peuvent être éditées ou effacées que par leur créateur. Les autres utilisateurs peuvent uniquement approuver ou rejeter du temps et générer des rapports de temps.